Um jeito simples de gerenciar contratos

Nem sempre as empresa de prestação de serviços tem um jeito simples de gerenciar contratos.

E quando falo em gerenciamento de contratos, não me refiro a parte jurídica do processo.

Gerenciamento de contrato ao qual me refiro é todo o processo de atendimento ao cliente e prestação de serviço que foram contratados.

São os processos de negócios necessários para atender tudo o que foi contratado garantindo a satisfação do cliente.

Gerenciar contratos de serviços

Como o foco das nossas discussões são sempre serviços prestados por empresas. Principalmente serviços de pós venda, o gerenciamento de contratos, neste caso, contempla:

Garantir que os prazos combinados em contrato sejam atendidos

Garantir que haja registro de todos os serviços prestados (inclusive o tempo de atendimento) necessários para atender a demanda do contrato.

Centralizar todos os dados a respeito do contrato do cliente de modo a obter informações úteis para gerenciamento e análise da qualidade dos serviços prestados.

Facilitar o faturamento em caso de contratos com faturamento recorrente (mensalidades) .

Automatizar a emissão de Notas Fiscais de Serviços NFSe e o envio por e-mail diretamente para o cliente do contrato.

Automatizar a emissão de boletos e o devido registro dos boletos junto ao banco bem como o processamento de arquivos de retorno quando do pagamento pelo cliente.

Sistema de gerenciamento de contratos

Claro que apesar de ser um processo simples, os inúmeros desdobramentos e os fluxos de trabalho necessários para atender a um contrato de serviços torna a tarefa de gerenciamento de contrato bastante complexa.

E pra conseguir controlar todos os detalhes do gerenciamento de contrato de prestação de serviços o ideal é definir adequadamente o Workflow envolvido no processo.

Definidos os processos de trabalho o próximo passo é a escolha de um sistema de gestão de contratos.

E neste ponto é preciso tomar muito cuidado.

Muitas empresas pesquisam por sistemas de gestão de contratos mas acabam “esbarrando” em soluções focadas no gerenciamento jurídico da coisa.

Experimente fazer uma busca no google por “software de gerenciamento de contratos” e veja só o que aparece.

Se no seu negócio o gerenciamento de contratos tem como foco justamente o gerenciamento dos serviços prestados à partir de um contrato estabelecido, faça sua pesquisa baseada em:

“Software de gestão de serviços”

No texto acima veja que falamos sobre cadastro de contratos, automatização de faturamento, cobrança recorrente, emissão de boletos e notas fiscais.

Certamente tudo isso faz parte da rotina de uma empresa de prestação de serviços. E claro, tem como objetivo a atender os requisitos definidos em contrato.

Mas notadamente, não basta gerenciar os contratos juridicamente.

É preciso acompanhar e gerenciar cada etapa dos contratos de prestação de serviços.

Todos os processos e desdobramentos de um chamado do cliente e o efetivo atendimento.

Pra ter uma ideia de como sistemas desse tipo funcionam , eu recomendo falar com um dos especialistas da inSySti.

Bons negócios!