Saiba por que vale a pena investir em software de gestão de equipes externas

Saiba por que vale a pena investir em software de gestão de equipes externas

Administrar um time de colaboradores não é uma tarefa simples independentemente do contexto. A complexidade dessa atribuição aumenta quando os empregados atuam fora do escritório, interagindo com o cliente de forma direta. Esse cenário é um dos fatores que justifica investir em software de gestão de equipes externas.

Por mais dedicado que seja um gestor, é impossível monitorar de maneira plena as atividades dos funcionários em um ambiente externo. Além disso, é necessário obter informações claras e corretas sobre a performance dos funcionários, para que os processos e os serviços sejam aprimorados com mais agilidade e precisão.

Neste artigo, vamos apresentar aspectos que reforçam a necessidade de implementar um sistema para gerenciar os trabalhadores externos. Leia com atenção!

Organização da demanda

Uma empresa, por exemplo, tem uma equipe de 10 vendedores externos que diariamente visitam clientes em potencial. Nesse caso, fica muito complicado para um gestor obter um histórico das ações realizadas por esses funcionários durante o dia.

Para obter dados sobre o que fizeram os empregados durante a jornada, uma excelente alternativa é contar com um software de gestão de equipes externas. Essa ferramenta indicará se as atividades previstas foram devidamente realizadas, o que é muito importante para dimensionar a produtividade de cada colaborador.

Com esses dados, é possível verificar se a demanda está acima ou abaixo da capacidade de atendimento. Essa informação também é bastante valiosa para constatar se o cenário está mais favorável para expandir ou reduzir o número de empregados que fazem trabalhos externos.

Estruturação das ordens de serviço

É importante monitorar a equipe, mas isso precisa ser feito a partir da coleta de informações precisas. Em outras palavras, é necessário que as ordens de serviço estejam claras, o que favorece uma boa comunicação entre a liderança e os colaboradores.

Por isso, é recomendado que haja um detalhamento do que cada funcionário fará ao longo do dia. Essa ação se torna mais fácil de ser efetivada com um sistema de gestão de times externos, que permite o planejamento das ações e fornece aos funcionários orientações importantes, como:

• Horário para chegar ao destino previsto;
• Prazo para começar as atividades;
• Prazo para finalizar a ordem de serviço; 
• Notificação automática sobre o andamento dos trabalhos.

Ao estruturar as ordens de serviço, uma empresa tem mais condições de analisar se o tempo estimado para os funcionários concluírem o serviço está sendo o ideal. Além disso, propicia uma comunicação mais efetiva com os clientes sobre os serviços, a partir das notificações sobre os atendimentos.

Mais facilidade no controle de gastos  

Uma das grandes vantagens de adotar um software de gestão de equipes externas abrange a economia de custos. Afinal, será muito mais simples reduzir os gastos com papel para imprimir diversos documentos relativos às ordens de serviço.

Com a documentação toda digitalizada a partir do sistema, o colaborador poderá usar o smartphone para registrar as atividades e encaminhá-las para os gestores. Outro benefício dessa solução é mensurar os gastos dos funcionários durante a execução dos serviços, o que contempla o envio de notas fiscais dos custos (combustível, alimentação, hospedagem etc.) para realizar a tarefa.

No cenário atual, uma corporação necessita ter um domínio claro dos gastos para identificar medidas necessárias para economizar com eficiência, fator crucial para manter ou elevar a competitividade.

Administração baseada em dados

A famosa frase “Os dados são o novo petróleo” está cada vez mais em evidência no mundo corporativo. Atualmente, tomar decisões com base somente no conhecimento acumulado em um setor é um risco muito grande de optar por caminhos errados.

Em razão disso, é essencial investir em uma solução capaz de fornecer informações valiosas sobre a produtividade e os trabalhos de cada equipe. Assim, uma empresa terá mais segurança ao organizar as demandas e optar por iniciativas para melhorar a qualidade dos serviços.

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